Quantas vezes já não nos deparamos com algum problema que não fazíamos ideia de como resolver? A maior dificuldade dentro de um negócio não está em identificar algum problema, e sim como podemos atuar para solucioná-lo. Felizmente, em situações como essa, podemos aplicar o PDCA, uma poderosa ferramenta de organização que facilita (e muito) na hora de executar um plano de ação. Entenda, a seguir, como aplicá-la dentro de sua empresa de uma maneira simples e didática.
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Primeiro, por que é tão importante se organizar?
Não alcançar uma meta e entender o porquê disso ter ocorrido é um dos principais desafios de muitos empresários. Quando isso acontece, planos de ação são elencados para tentar resolver essas necessidades. Porém, pensando a fundo, quantas vezes esses planos de ação não foram efetivos e metas continuaram não batidas?
Sem se organizar, a chance de analisar o problema superficialmente é muito grande. Geralmente pensamos em pontos específicos que podem ser as causas do problema. Contudo, pode ser que as origens estejam relacionadas a alguma etapa que sequer foi cogitada como potencial ponto de melhoria.
O que ferramentas de organização fazem é justamente destrinchar todos os tópicos que podem estar envolvidos com algum desafio. Pontos que são passados batidos em análises rápidas, dentro da correria diária, são analisados a fundo seguindo uma mesma ordem de prioridade, dando a devida importância para cada ponto do problema.
Dessa forma, a análise PDCA em questão segue um raciocínio baseado na elaboração lógica de qualquer plano de ação:
- Plan: analisar o que pode ser feito
- Do: aplicar o que foi pensado
- Check: verificar se está dando certo
- Act: incorporar o que foi feito como cultura
A ferramenta envolve uma análise relativamente simples, mas que demanda bastante esforço. O que deve ser feito para um sucesso efetivo é a incorporação do método até que se torne algo natural dentro do âmbito empresarial.
Como funciona a ferramenta PDCA?
Como o nome sugere, o ciclo PDCA nada mais é do que uma metodologia de melhoria contínua de gestão que busca encontrar problemas dentro de empresas e facilitar na elaboração de um plano de ação para resolvê-los. A ferramenta segue 4 passos de elaboração, que atuam desde a identificação das dificuldades até o resultado após a proposta de solução. Vamos comentar cada etapa. Vejamos:
Planejamento
O objetivo dessa etapa é levantar hipóteses de quais seriam as dificuldades enfrentadas, a partir da análise de informações e métricas relacionadas ao assunto em questão. Após isso, é construída uma estratégia com base no exposto, que acompanhe as diretrizes da empresa. Com isso, é possível prosseguir para a próxima etapa que envolve a aplicação direta do planejamento construído.
Essa é uma das etapas mais importantes de toda a ferramenta PDCA: é nela que estarão fundamentadas todas as outras etapas, ou seja, os pontos de melhoria levantados aqui é que serão trabalhados dentro do plano de ação posteriormente.
Por isso, reunir a equipe responsável pelo plano e elencar todas as hipóteses possíveis é essencial para que nenhum ponto passe batido. Algumas ferramentas que auxiliam nesse sentido serão apresentadas a seguir.
Para entender melhor, o planejamento pode ser dividido em subtópicos:
1. Identificação
Nessa parte, todos os possíveis problemas que podem estar causando um mal desempenho na empresa devem ser postos em pauta. Para isso, geralmente usa-se a ferramenta de Brainstorming, em que toda a equipe lança ideias que respondem a “O que está acontecendo?” ou “O que está gerando esses resultados ruins?”.
O Brainstorming, ou no português tempestade de ideias, consiste em reunir o grupo de pessoas envolvidas em determinada situação e, levantar diversas ideias que respondam as perguntas citadas. A ideia é gerar um consenso comum entre os envolvidos para levar adiante a solução do problema.
Assim, o Brainstorming tem algumas regrinhas básicas: nenhuma ideia deve ser menosprezada; quanto mais ideias melhor; todos devem ter a chance de expor suas ideias; durante o Brainstorming, não é aconselhável discussões.
2. Observação
Depois de levantar ideias, é necessário analisar os problemas elencados: onde eles ocorrem, que horários, em quais setores, etc. Uma alternativa para elencar características específicas do tópico em questão é usar o Diagrama de Pareto, que é basicamente um gráfico de colunas que mostra, em ordem de prioridade, os problemas que devem ser resolvidos com base na frequência de ocorrência.
Mas, como funciona o Diagrama de Pareto? Digamos, por exemplo, que os problemas elencados foram: mau atendimento, qualidade do produto e atraso. Para construir o Diagrama, deve ser feita a análise de quantas vezes cada um deles foi relatado. Considerando que mau atendimento foi relatado 15 vezes, qualidade, 10 e atraso, 7, as porcentagens de cada motivo (calculadas com o número de relatos do problema dividido pelo número total de relatos) são: 46%, 31% e 21,8% respectivamente.
Esses dados, então, podem ser postos em um gráfico de frequência x problema para melhor análise, como mostra a figura a seguir. A linha azul sobreposta ao gráfico indica a soma das porcentagens dos problemas.
Fonte: André Eugênio
3. Análise
É aqui que a equipe deve se perguntar “Por que isso está acontecendo?” ou “Que fatores estão originando esse problema?”. Dessa forma, é essencial levantar o maior número de hipóteses possíveis, colocar uma ordem de prioridade nelas, para saber qual trabalhar primeiro e, descartar as mais improváveis.
4. Plano de ação
Com o problema em mãos, fica mais fácil de construir uma possível solução para ele. Para colocar essa solução em prática, um plano de ação é importante para estruturar a divisão de como cada membro irá atuar para resolvê-lo: O que será feito, quem será o responsável por cada parte, prazos, etc.
Execução
É nessa etapa que o plano de ação é efetivamente colocado em prática. Caso se tenha um plano de ação complexo, a gestão de projetos pode ser utilizada para maior controle de qualidade.
Em síntese, é aqui que as atividades serão executadas, dentro dos prazos, ressaltando melhorias observadas e progressivamente atingindo um resultado.
Verificação
Aqui, temos um dos pontos mais importantes da metodologia PDCA, em que é analisado se tudo o que foi feito até agora ajudou na solução dos problemas, e se o plano de ação foi realmente efetivo e gerou resultados.
É interessante essa etapa ser trabalhada no fim do plano de ação, ou até mesmo durante, caso seja visto que o planejamento está gerando resultados. A discussão deve ser levantada entre os envolvidos para ver se os esforços estão realmente valendo a pena.
Independente do plano de ação estar seguindo o rumo desejado ou não, a próxima etapa abordará o que deve ser feito em cada caso.
Ação
Como última etapa, essa parte seria mais para refletir sobre o que foi elaborado, se foi realmente efetivo na solução do problema e como podemos continuar aplicando o plano de ação proposto, caso ele tenha dado certo.
1. Padronização
Se o plano de ação funcionou, é interessante elaborar uma padronização dentro da empresa, como medida para evitar que o problema volte a ocorrer. A criação de documentos que padronizem essa ação e o repasse para os demais membros são essenciais para que a solução passe a ser parte da cultura da empresa.
2. Rodar o ciclo novamente
Se o plano de ação checado na etapa de verificação não foi efetivo, deve-se voltar ao início da metodologia, reiniciando-a. Se for o caso, não desista! Muitos pontos já foram elencados e voltar no ciclo seria mais simples para os membros do que a primeira vez.
3. Conclusão
É nesse momento que a equipe responsável deve refletir sobre o que foi trabalhado, se existem pontos ainda a melhorar no que foi executado e registrar o que foi importante dentro da execução do plano, para que sirva de apoio para planos futuros.
Mas, afinal, por que utilizar o PDCA?
Uma dúvida que geralmente surge na hora de entender essa ferramenta é: quais vantagens isso agregaria dentro do meu negócio? Não seria a mesma coisa que uma gestão de projetos?
Então, a grande diferença entre um PDCA e uma ferramenta de gestão de projetos é a aplicação. Quando lidamos com um plano de ação complexo, que chega a se encaixar como “projeto”, usamos a gestão de projetos. Na EJEQ, por exemplo, é utilizado a EAP.
A EAP significa Estrutura Analítica de Projetos, que consiste em organizar as etapas do projeto dentro de grupos de atividade. É uma estrutura mais complexa que traça todo o caminho que será seguido.
Diferenças entre PDCA e EAP
Por exemplo, digamos que você irá realizar um projeto para desenvolver um produto novo. O que seria incluído dentro da EAP dele? Uma etapa de coleta de dados (com pesquisas sobre como fazê-lo, quais são os processos produtivos), uma etapa de estudos (sobre embalagens, quais processos são mais vantajosos), de pré-testes (como desenvolvê-lo na prática) e de testes, se for necessário.
O PDCA é ainda mais simples: é uma maneira de facilitar o uso de ferramentas de gestão, como a EAP. Ele aborda maneiras de construir as ideias que darão fundamento para o plano de ação ou projeto. Ou seja, direciona a pessoa a pensar sobre como definir uma coleta de estudos, o que é preciso levar em conta na parte de testes, entre outros.
Mas o que torna o PDCA ainda mais interessante: ele pode ser usado para qualquer tipo de ideia que envolva um plano de ação, independente de ser grande ou complexo como um projeto!
A ferramenta é tão maleável que pode ser aplicada em qualquer tipo de organização: empresas, escolas, hospitais, supermercados, tribunais, etc. Ela é, além de uma metodologia, uma maneira de se organizar dentro da rotina para entender melhor os problemas que estamos lidando e como podemos solucioná-los.
É com base na organização que obtemos resultados de qualidade, visão sobre o que está dando certo ou errado e alinhamento dos envolvidos na solução do problema. Por ser de aplicação simples, não envolvendo grandes transformações na organização empresarial, é extremamente viável, para qualquer um, adotá-la.
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