Uma ficha técnica é um documento para padronização de preparos estabelecendo um formato uniforme para apresentação de dados, contendo informações importantes sobre um produto, projeto ou processo visando a sua compreensão e reprodução de forma confiável.
É um procedimento recomendado para todos os empreendedores, desde grandes empresas até quem está iniciando seu primeiro negócio!
A Utilização das Fichas Técnicas Traz Diversos Benefícios. Vamos Dar Uma Olhada?
fonte: menu.control
- Controle de Qualidade: auxiliando a manter a credibilidade e qualidade do produto e reduzindo erros;
- Gestão de Custos: simplificando cálculos envolvidos na produção (como com materiais, mão de obra, tempo e recursos), definindo preço de venda, auxiliando no diagnóstico de faturamento da empresa e no investimento de promoções;
- Margem de Contribuição: A determinação da margem de contribuição é um exemplo de cálculo que pode ser simplificado com a utilização de fichas técnicas. Trata-se de um resultado que leva em consideração a receita operacional, suprimindo custos totais da produção e despesas variáveis, é um método eficaz de obter o potencial individual de cada produto e o quanto ele contribui para o faturamento da empresa. Caso a margem de contribuição seja negativa, pode representar que a produção de determinado item se tornou inviável para o seu negócio, atrasando os lucros.
- Comunicação Efetiva: criando um meio eficaz de comunicação entre diferentes membros envolvidos em dada produção e auxiliando na formação de funcionários;
- Síntese de Dados: uma ficha técnica permite uma melhor visualização do processo como um todo, possibilitando uma análise SWOT e novas estratégias de crescimento.
- Gerenciamento: um bom planejamento é imprescindível para qualquer negócio, as fichas auxiliam na organização do seu processo de produção bem como facilitam o controle de compras, vendas e estoque, otimizando o espaço de armazenagem e evitando perdas recorrentes de prazos de validade.
Porém, Não Existe Apenas Um Tipo de Ficha Técnica…
Ficha Operacional
Existem dois principais tipos de ficha técnica, sendo um deles a ficha operacional. Ela direciona seu foco para operações mais práticas de um setor contendo detalhes da execução, equipamentos, mão de obra e etapas do processo. No caso das fichas técnicas operacionais voltadas para a área de alimentos, elas contêm informações como lista de ingredientes utilizados na receita e especificam itens e materiais, medidas ou proporções e passo a passo.
Ficha Gerencial
Diferente das operacionais, a ficha técnica gerencial é voltada para a parte de gestão e tomada de decisões em diferentes níveis de organização sendo mais utilizada pelo dono e gestor do estabelecimento. A ficha contém dados relacionados ao financeiro incluindo os custos de produção, metas, indicadores-chave de desempenho (KPIs), estratégias, elementos dos recursos humanos e planejamento estratégico. Ela visa auxiliar devidas adaptações necessárias na empresa, alocação de recursos, avaliação de desempenho e monitoramento do progresso em relação às metas propostas.
Em suma, a ficha operacional é mais específica e direcionada a operações diárias enquanto a gerencial é mais abrangente e inclinada para o planejamento e administração em níveis superiores. Ambas são indispensáveis para o bom funcionamento e execução de um negócio, atendendo conjuntamente a todas as necessidades e contextos.
E Agora? Como Fazer uma Ficha Técnica?
Para a elaboração de uma ficha técnica é necessária a criação de uma planilha bem estruturada, adaptada para o seu contexto e de acordo com sua demanda. É recomendável a utilização de um software para te auxiliar nessa etapa, tendo em vista que qualquer número inserido incorretamente pode gerar uma grande diferença nos resultados, bem como para evitar perda de registro e garantir a inclusão de todos os dados necessários.
Em geral as fichas precisam conter informações como:
- O que será abordado na ficha técnica;
- Cabeçalho contendo nome do produto ou processo, categoria do produto e identificações relevantes;
- Pareceres gerais como data de criação, número de revisão e informações de contato;
- Especificações técnicas como dimensões, medidas de peso bruto, lista de materiais e suas características, tolerâncias e padrões;
- Rendimento final e quantidade de porções;
- Procedimentos, descrevendo todo o modo de preparo e indicando métodos corretos;
- Lista enumerada de todos os equipamentos e ferramentas necessários para a produção;
- Especificações de embalagem como o material a qual são feitas, quantidade necessária e valor unitário e total;
- Instruções de segurança com orientações e precauções a serem seguidas;
- Condições ideais de armazenamento e manuseio;
- Identificação do responsável pela validação da ficha técnica e a data de aprovação;
- Custo unitário e total da receita;
- Foto do produto final.
Para uma ficha técnica do meio alimentício, também é importante que ela seja realizada em conjunto com a rotulagem do produto bem como com a tabela nutricional. A vida útil do seu produto, data de validade, a origem dos ingredientes e características sensoriais também não podem faltar.
Lembrando que é necessária a revisão da ficha técnica para garantir que ela esteja clara para o público-alvo. Revisões regulares para que a ficha esteja sempre atualizada após toda e qualquer mudança no processo são essenciais.
Medidas
Para minimizar erros e garantir que todas as medidas e pesos estão de acordo e proporcionais, é importante padronizar os meios e métodos para determinação. Para isso, a ficha deve conter a quantidade necessária de cada ingrediente em unidade (Kg ou L) e por medidores caseiros, tanto para o peso bruto (o que foi comprado) quanto para o peso líquido (após descongelar ou retirar a casca por exemplo). As balanças, medidores caseiros ou relógios a serem utilizados devem sempre ser os mesmos para não ocorrer variação entre um medidor e outro. Dica: apesar dos termômetros a laser serem mais práticos, o termômetro de espeto é mais recomendável e preciso caso a sua produção necessite aferir a temperatura.
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